5 erreurs à éviter pour réussir l’organisation d’un évènement !

Tout les étudiants et jeunes actifs sont amenés à organiser un évènement qu’il s’agisse d’une simple conférence ou des journées avec un programme plus chargé.

Je vais donc essayer de lister quelques erreurs communes commises dans le cadre d’évènements universitaires et estudiantins en proposant quelques solutions potentielles.

Manquer de vision

Un évènement, à mon avis, est d’abord une vision. Il doit avoir un impact sur les personnes qui vont y assister quelque soit la thématique. Pour aller plus loin dans la réflexion, il doit y avoir un avant et un après évènement !

Si vous souhaitez organiser par un exemple un évènement sur la thématique de l’entrepreneuriat, quelle est votre vision ? Qu’est ce que votre évènement veut changer ou améliorer ?

Une chose que vous devez savoir, c’est que la vision est quelque chose d’idéaliste que vous n’allez pas atteindre tout seul, mais elle va vous aider à avoir des partenaires, des alliés et même des sponsors !

Ne pas être passionné par le sujet

J’ai vu plusieurs étudiants dans mon entourage participer à l’organisation d’évènements dont le thème était très loin d’eux et de leurs passions.

Bien que ça puisse enrichissant pour ma culture générale, je pense que je ne vais pas organiser un évènement sur le thème de l’agriculture vu que j’ai aucune passion pour le sujet, en tout cas pas actuellement ! Cela ne veut pas dire que la thématique n’est pas intéressante. D’ailleurs il y’a des évènements très intéressants sur le sujet.

Si vous organisez un évènement dans une thématique qui vous passionne et inspire, vous allez pouvoir tout donner ! Quand vous allez voir un partenaire, il sentira votre passion et vous aidera !

Ne pas avoir le sens des priorités

Les piliers d’un évènement sont : un lieu, du contenu (programme), un plan de communication.

Pour faire simple, il faut assurer en priorité ces 3 piliers avant de passer à autre chose ! Tout le reste est complémentaire.

Si vous avez peu de temps et peu de moyens, ce qui est le cas de la plupart des étudiants, évitez de vous éparpiller ! Concentrez vous sur l’essentiel !

Faire un programme trop chargé

C’est une erreur que j’ai commise lors des Webdays Agadir !

Cela peut sembler paradoxale, mais un programme trop chargé peut être néfaste à un évènement.

Au lieu de faire 3 conférences avec 3 speakers différents, il est préférable de faire un débat interactif qui réunit ces 3 intervenants.

Les débats sont toujours plus intéressants puisque d’un côté ils interpellent  le public et d’un autre il y’a plus de challenge pour les intervenants qui sont en concurrence.

Accepter le manque d’intégrité

Dernière erreur mais non la moindre, c’est d’accepter le manque d’intégrité dans les rangs de l’équipe d’organisation.

Quelque soit le budget prévisionnel de l’évènement, prévoyez une procédure claire pour la gestion de ce budget. Soyez stricts dans le choix des prestataires en demandant des devis contradictoires.

Toute dépense dépassant un certain seuil, doit être justifiée.

Ceci peut sembler exagéré mais je vous recommande d’être intransigeant sur ce sujet, parce que rien ne justifie le manque d’intégrité. Et surtout, sachez que si vous fermer l’œil sur ce genre pratique, votre réputation peut en pâtir !

 

Et vous ? Quelles sont les erreurs que vous avez commises en organisant un évènement ?